| وحدة إدارة المشروعات – جامعة سوهاج |

إجراءات الصرف

أولا بالنسبة للمكافآت

1- يقوم مدير المشروع بإعداد بيان بساعات العمل  لفريق العمل بالمشروع ( TIME  SHEET) يحدد عدد ساعات العمل لكل فرد وكذلك العمل الذي قام به (TASK )لكل منهم على نموذج ساعات  العمل F1  (مرفق بنموذج 1)

2- يتم مراجعة الساعات وإعداد كشف الصرف F2  (مرفق بنموذج2) بناء على بيان الساعات (TOTAL HOURS) و معدل أجر الساعة RATE) HOURS)

3- يتم مطابقة الساعات المحددة  بنموذج TIME  SHEET) F1 ) مع العقد المبرم من مدير المشروع (CONSULTANT  AGREEMENT)  (مرفق نموذج 3 )                                                                                                                  

4- يتم موافقة السلطة المختصة على الصرف بموجب مذكرة معتمدة .

5- بناء على موافقة السلطة المختصة يتم استخراج شيك بالمبلغ باسم المستحق (اجمالى أو أفرادى )

6- يتم إعداد PAYMENT VOUCHER  F9  ( مرفق نموذج 4 ) ويتم تحديد بنود الصرف فيه والذي يتم بناء عليه التسجيل في النماذج المحاسبية الخاصة للمشروع .

ثانيا بالنسبة لبدلات الانتقال والسفر:-

1- يتم موافقة مدير المشروع على السفر بمذكرة معتمدة محدد بها  الغرض من المأمورية .

2- يتم إعداد نموذج   F5  TRAVEL EXPENSES  (مرفق نموذج 5)

3- يتم إعداد PAYMENT VOUCHER  F9 ويتم تحديد بنود الصرف .

4- يتم استخراج شيك بالمبلغ بموجب مذكرة معتمده من السلطة المختصة .

5- يتم التسجيل في النماذج المحاسبية الخاصة بالمشروع .

 ثالثا  بالنسبة للمشتريات

1-   يتم مراجعة الإجراءات الخاصة بعملية الشراء والتأكد من تمام الإجراءات طبقا لقواعد وتعليمات البنك الدولي.

2-    التأكد من صدور عدم ممانعة على إصدار أمر التوريد من السلطة المختصة.

3-   يتم مراجعة ومطابقة الفواتير المقدمة على أوامر  التوريد ومحاضر البت الخاصة بالعملية .

4-   يتم التأكد من إتمام عملية الفحص الفني بمعرفة اللجنة المشكلة لهذا الغرض.

5-   يتم التأكد من إضافة الأصناف إلى المخازن.

6-   يتم التأكد من إخطار مصلحة الضرائب وضرائب المبيعات .

7-   يتم موافقة السلطة المختصة على الصرف بناء على مذكرة مقدمة من مسئول التوريدات  ( مرفق  نموذج 6 )

8-   يتم استخراج شيك بالمبلغ باسم المستحق .

9-   يتم إعداد ( F9( PAYMENT VOUCHER نموذج  ويتم تحديد بنود الصرف فيه. 

رابعا الصرف من السلفة المستديمة للمشروع (  PETTY CASH) 

1-يتم استخراج سلفة PETTY CASH بموجب مذكرة من السلطة المختصة يحدد بها من ستكون بعهدته السلفة .

2- يتم الصرف من السلفة باعتماد مدير المشروع .

3-  يتم تسوية السلفة بموجب فواتير ومستندات صرف قانونية لا تزيد قيمة كل منها عن 500 جنية .

4-يتم استعاضة السلفة عند نهاية كل فترة زمنية لإعداد التقرير .

5-يتم تسوية السلفة في نهاية المشروع ورد المتبقي لحساب المشروع بالبنك .