نظام إدارة الجودة بوحدة إدارة المشروعات
يتم إدارة نظام الجودة بوحدة إدارة المشروعات علي عده محاور أساسيه هي :
* محور المشروعات
1- مراجعة وتقييم الوحدة للمشروعات قبل التقدم :
أ–الغرض :
أن تراجع وتقيم مقترحات المشروعات قبل التقدم أخذين فى الاعتبار الملائمة الفنية والمالية وذلك فى ضوء أهداف وموارد جامعة سوهاج .
ب-الأدوات :
- مراجعة المقترحات وخطط التنفيذ المطلوبة والجداول الزمنية للتنفيذ من خلال أعضاء فريق العمل الماليين والفنيين فى وحدة إدارة المشروعات بسوهاج.
- عقد اجتماعات مع العديد من أصحاب الشأن المشتركين فى مقترح المشروع قبل خضوعه للتقييم .
- تقييم رسمي لمختلف أوجه مقترح المشروع مستخدمين نموذج مصمم خصيصا لذلك .
- فتح ملف لكل مشروع يحتوى على كل الوثائق المرتبطة بمقترح المشروع .
- يتم تقديم نتائج عمليات التقييم ضمن تقرير الوحدة الذي يعرض علي مجلس اداره الوحدة من خلال مدير وحدة إدارة المشروعات .
2- مراجعة وتقييم الوحدة للمشروعات أثناء تنفيذ المشروع :
أ-الغرض :
أن يراجع ويقيم العمل لتحقيق أهداف المشروعات كماهو موافق عليه في مقترح المشروع وفى ضوء اهتمامات الجامعة ، وأن تراجع الإجراءات الفنية والمالية التى اتخذت عند تنفيذ المشروع
ب- الأدوات :
- مراجعة مقترح المشروع و خطة التنفيذ .
- حفظ كل وثائق المشروع ورقيا و الكترونيا .
- يطلب من كل مشروع ان يقدم تقرير تقدم شهري لوحدة إدارة المشروعات والتي بدورها تقوم بتقييمه .
- متابعة تسلسل مخرجات المشروعات و حفظها ( الكتب ،الاسطوانات المدمجة ،أدوات النشر …..) بمكتبه الوحدة
- مراجعة تقرير التقدم الدوري المقدم لمؤسسة التمويل المالي .
- مراجعة التقرير الدوري المالي المقدم لمؤسسة التمويل المالي
- زيارة موقع المشروع وعقد اجتماعات ثنائية أو جماعية مع فريق المشروع والمستفيدين .
- مراجعة دورية لحالة المشروع فى الاجتماع الشهرى لوحدة ادارة المشروعات بجامعة سوهاج.
- تقديم تقريرنهائى لوحدة ادارة المشروعات يتم مراجعته و اعتماده .
- مراجعة التقرير الفنى والمالى النهائى المقدم لجهة التمويل
- تقديم تقييم دوري منفصل للمشروع بالنسبة لبلورة فاعليات المشروع من خلال لجان المتابعه الفنيه.
- كل نتائج فاعليات وتقييم المشروعات التى تكون تحت التنفيذ يتم تقديم تقريرا بها الي رئيس الجامعة كل ثلاثة أشهر فى التقرير المقدم من مدير وحدة ادارة المشروعات .
ج- مراجعة وتقييم الوحدة للمشروعات بعد انتهاء المشروع (بلورة المشروع):
أ-الغرض:
أن يقيم ويراجع أثر المشروعات القائمة فى جامعة سوهاج، وأن تراجع تقيم كفاية جهود ومساعى الاستمرارية.
ب- الأدوات:
- تدرس وحدة ادارة المشروعات تقييم أثر المشروعات .
- تقوم المكاتب التمويلية بالمساهمة المالية فى دراسات تقييم أثر المشروعات وذلك لتقيم أثر المشروعات التى مولتها داخل جامعة سوهاج .
- يطلب من كل مشروع أن يقدم خطة عمل قادرة على الاستمرارية بالنسبة لخلاصة نشاط المشروع والذى يتم تقييمه والتصديق عليه من خلال وحدة ادارة المشروعات .
- يطلب من كل مشروع أن يقدم تقريرا نصف سنوى قادرا على الاستمرارية الى وحدة ادارة المشروعات والتى تقوم بدورها بتقييمه .
- متابعة تسلسل الأنشطة المختلفة للمشروعات لتأكيد القدرة على المواصلة والبقاء .
- مراجعة التقرير الدورى (الخاص بألية استمرارية المشروعات ) والذى يقدم لمؤسسة الاعتماد المالى .
- مراجعة التخطيط المالى لكل مشروع لتأ كيد القدرة على الاستمرارية.
- مراجعة دورية لحالة المشروع فى الاجتماع الشهرى لوحدة ادارة المشروعات بجامعة سوهاج .
- يتم تقديم تقرير لمجلس ادارة وحده المشروعات بالجامعة عن نتائج فاعليات وتقييم ألية الاستمرارية وتقييم أثر المشروعات وذلك فى تقرير يقدم بواسطة مدير وحدة ادارة المشروعات .
العمل الاداري داخل وحدة اداره المشروعات
يتم العمل الاداري داخل وحده اداره المشروعات من خلال……
- فريق عمل متكامل يضم نخبه من المتخصصين من ذوي الخبرة و الكفاءة تم اختيارهم بما يخدم أهداف الوحدة حيث يضم فريق العمل
مسئول مالي الوحدة : صاحب الخبرة في الإدارة المالية للمشروعات و الحاصل علي العديد من الدورات التدريبية في مجال محاسبه المشروعات سواء الممولة من البنك الدولي او الاتحاد الأوربي او محليا
محاسب الوحدة : تم تدريبه تدريب جيد علي أعمال محاسبه المشروعات و إعداد التقارير المالية
سكرتارية تنفيذيه علي اعلي مستوي من التدريب متخصصين في اللغة الانجليزية و الفرنسية
ميكنه العمل الاداري بالوحدة عن طريق اعداد :
- أرشيف الكتروني من خلال مسح ضوئي للمستندات الخاصة بالوحدة
- نظام الكتروني لتسجيل و متابعه وصول التقارير الفنية و المالية
- ارشيف الكتروني لنمازج التقدم للمشروعات
- ارشيف الكتروني لنمازج التقارير الفنيه للمشروعات
- ارشيف الكتروني لنمازج التقارير الماليه للمشروعات
استخدام وسائل الحفظ الالكتروني بالاضافه للحفظ الورقي مثال ذلك :
حفظ الكتروني لمكاتبات الوحدة ( الصادر و الوارد ) بجانب الحفظ الورقي
حفظ الكتروني للتقارير المالية للمشروعات بجانب الحفظ الورقي
حفظ الكتروني لمحاضر جلسات مجلس ادارة الوحدة