| وحدة إدارة المشروعات – جامعة سوهاج |

| وحدة إدارة المشروعات – جامعة سوهاج |

مــادة (1) :نشأة وحدة إدارة المشروعات

 تنشأ بجامعة سوهاج وحدة إدارة مشروعات التطوير بالجامعة وتعتبر وحدة ذات طابع خاص ،تتبع وحدة إدارة المشروعات بوزارة التعليم العالي إلى أن تستقل عنها عندما تقرر إدارة الجامعة إمكانية ذلك فيكون لها  استقلال فني ومالي وإداري .

مــادة (2) : مقر الوحدة 

يكون مقر الوحدة بمبني الإدارة المركزية بالجامعة .

مــادة (3) :  مسئولى الوحدة 

–    مدير تنفيذي للوحدة

–   نائب المدير التنفيذي

–   مسئول عن نظم المعلومات

–    مسئول عن الشئون المالية

–   مسئول عن التوريدات

 –    سكرتارية تنفيذية

مــادة (4) : مجلس الادارة

يتشكل مجلس إدارة الوحدة برئاسة سعادة الاستاذ الدكتور رئيس الجامعة وعضوية كل من :-

1-    المدير التنفيذي للوحدة

2-    نائب المدير التنفيذي للوحدة

3-    مسئول نظم المعلومات

4-    مسئول الشئون المالية

5-    مسئول التوريدات

6-    منسقي – مفوضي المشروعات الموجودة بالجامعة والموضحة بالهيكل التنظيمي المرفق .

مــادة (5) : توصيف عام ومهام وحدة  إدارة المشروعات بالجامعة

        أ- تجاه المشروعات المنفذة في الجامعه ومنسقيها :-

1-    إقرار اقتراحات المشروعات (Proposals) قبل التقدم بها لأية جهة  خارجية.

2-    يتم إحاطة الوحدة علما بجميع المشروعات المزمع تنفيذها داخل الجامعة بصورة مسبقة قبل البدء في التنفيذ وتلك التي تدخل الجامعة كشريك فيها وذلك بصورة رسمية.

3-     يجب تبليغ الوحدة من قبل منسقي المشروعات بخطة العمل والميزانية قبل التنفيذ.

4-    يتم أرسال صورة من التعاقد من قبل منسقي المشروعات للاحتفاظ به في الوحدة .

5-    يتم إحاطة الوحدة علما من قبل منسقي المشروعات بصورة رسمية بفتح وغلق الحسابات الخاصة بالمشروعات وتغيير التوقيعات فى حال حدوثه.

6-    تفتح الوحدة لكل مشروع ملف متابعة به جميع المعلومات الواردة من المشروع .

7-    يلتزم كل مشروع ممثلاً في هيئتة التنفيذية بموافاه الوحدة بالآتي لضمه إلي ملف المتابعة:-

–         مقترح المشروع ((Proposal ودراسة جدوى المشروع إن وجدت

–         خطة عمل المشروع والميزانية.

–         صورة من التعاقد مع الجهة الممولة .

–         معلومات وافية عن مكان تنفيذ المشروع وجميع التجهيزات التي تمت فيه .

–         الدعوات العامة الموجهة داخل وخارج الجامعة لانشطة المشروع وجميع وسائل الترويج التي ينتهجها المشروع .

–         صورة من المخاطبات التي ترد من وحدة إدارة المشروعات بوزارة التعليم العالي بخصوص المشروع .

–         تقرير شهري عن تقدم العمل بالمشروع يتضمن ما تم من أنشطة وما تم من تجهيزات حتي تاريخ التقرير وكذلك خطة العمل للشهر التالي .

–         صورة من التقارير الفنية والمالية التي تم ارسالها لجهات التمويل .

–         صور أعمال المشتريات الرئيسية التي تقوم بها المشروعات وكذلك  التعيينات لكل مشروع  .

–         تقريرربع سنوي بعد انتهاء المشروع عن أنشطة الاستمرارية .

8- تعتبر الوحدة ممثلة ﻹدارة الجامعة في متابعة تنفيذ المشروعات وأستمراريتها وممثلة لها في متابعة التصرف في مساهمة الجامعة للمشروعات وعليه تقوم الوحدة بالآتي :

   – متابعة التنفيذ عن طريق التقارير الواردة من المشروعات بالإضافة إلى  زيارات ميدانية لهذه المشروعات   .

   – تلقي الطلبات من المشاريع بخصوص الدعم الذي تريده المشروعات من إدارة الجامعة وذلك لأخذ موافقة إدارة الجامعة عليه .

9- اعتماد التقارير الفنية والمالية قبل ارسالها لجهات التمويل .

10- يتم ابلاغ الوحدة وأخذ الموافقة علي أي أنشطة ترويجية تقوم بها احد المشروعات او تقوم بها إحدى الجهات الخارجية من أجل تمويل مشروعات في الجامعة .

11- عقد إجتماع شهري يتم بدعوة من مدير الوحدة لمنسقي المشاريع ومديريها وذلك لتبادل الرأي ومناقشة الموضوعات المشتركة بين المشروعات وتذليل أي عقبات .

12- تبدي الوحدة الرأي في التقارير المرسلة من المشاريع ويتم ابلاغ فريق ٳدارة المشروع بالرأي في ظرف أسبوعين والا اعتبر انه لا توجد ملاحظات علي التقرير وتم قبوله .

     ب- تجاه إدارة الجامعة :-

1-    تقوم الوحدة بإعداد تقرير ربع سنوي يرفع إلي سعادة الأستاذ الدكتور / رئيس الجامعة عن تقدم الأعمال في المشاريع المنفذة في الجامعة.

2-    القيام بتنفيذ المشروعات المركزية التي توكل إليها من قبل إدارة الجامعة .

3-    تنفيذ وحضور المعارض والندوات الترويجية للمشروعات ممثلة للجامعة .

4-    إعداد الدراسات والإحصاءات التي توضح الأداء علي مستوي الجامعة وذلك بالنسبة الي المشروعات المنفذة .

5-    إعداد الدراسات التي تقيس مدي الاستفادة من المشروعات .

6-    أبداء الرأي في الموضوعات المتعلقة بتنفيذ مشروعات التطوير والمخاطبات بين جهات التمويل وكذلك وحدة إدارة المشروعات الرئيسية بوزارة التعليم العالي .

7-    التنسيق بين المشروعات المختلفة  والجهات التي يتم فيها التنفيذ حتي لا يتم تعارض بين المشروعات المنفذة .

8-    إبداء الرأي والتوجيه لتذليل العقبات التي تواجه تنفيذ المشروعات المختلفة.

9-    . عقد الندوات وورش العمل الخاصة بتنمية مهارات أعضاء هيئة التدريس وعاونيهم في مجالات التقدم وكتابة المشاريع وكذلك في مجال إدارة المشاريع وقياس معدلات الأداء ومؤشرات الاستفادة من المشروعات

   جـ-  تجاه وحدة إدارة المشروعات بوزارة التعليم العالي :-

1-    الوحدة هي حلقة الوصل بين الجامعة ووحدة إدارة المشروعات بوزارة التعليم العالي .

2-    تعمل الوحدة علي التنسيق بين إدارة الجامعة وبين وحدة إدارة المشروعات بوزارة التعليم العالي بخصوص ما يطلبه كل طرف من الآخر .

الوحدة تمثل المشروعات المختلفة وإدارة الجامعة عند التخاطب مع وحدة إدارة المشروعات بوزارة التعليم العالي .

 مــادة (6) : إختصاصات المدير التنفيذي لوحدة إدارة مشروعات تطوير التعليم العالي بالجامعة

1-    متابعة تنفيذ مهام واختصاصات الوحدة تجاه المشاريع ووحدة إدارة المشروعات بوزارة التعليم العالي وإدارة الجامعة.

2-    الإشراف علي جميع العاملين بالوحدة ويكون جميعهم مسئولين أمامه .

3-    توجيه العاملين بالوحدة والمكاتب التابعة و إعداد خطة العمل اللازمة .

4-    إجراء الاتصالات الداخلية والخارجية اللازمة لتسيير العمل بالوحدة .

5-    التنسيق بين العاملين بالوحدة وإنجاز الأعمال ومطابقتها للخطة واللوائح .

6-    الاشراف علي تدريب الأفراد العاملين بالوحدة .

7-    إعداد اللائحة الداخلية المنظمة للعمل بالوحدة.

8-    التنسيق مع وحدة إدارة المشروعات بوزار التعليم العالي لتنفيذ مشروعات التطوير بالجامعة.

9-    تقديم تقارير دورية لإدارة الجامعة و إدارة المشروعات بوزارة  التعليم العالي عن تقدم تنفيذ المشروعات التى حصلت عليها الجامعة.

10- الترخيص بالصرف من حصيلة موارد الوحدة / المشروع في أوجه انشطته المختلفة .

11- اعتماد المكافآت عن الأعمال التي تؤدي للوحدة / المشروع .

12- اعتماد صرف وتسوية مبالغ نقدية نظير تأدية خدمات تؤدي للوحدة / المشروع ويتعذر تقديم مستندات عنها في حدود (500) جنيه في كل مرة ، ولا يجوز إن يزيد مجموع تلك المبالغ في السنة الواحدة عن (2000) جنية .

مــادة (7) : أختصاصات نائب المدير التنفيذي لوحدة إدارة مشروعات تطوير التعليم العالي بالجامعة

1-    ينوب عن مدير الوحدة في اختصاصاته فيما عدا اعتماد مستندات الصرف في حاله غيابه .

2-    يعاون مدير الوحدة في الاختصاصات الخاصة به .

3-    القيام بما يكلفه به مدير الوحدة من أعمال فى نطاق مهام الوحدة .

مــادة (8) : اختصاصات المسئول عن نظم المعلومات بوحدة إدارة مشروعات تطوير التعليم العالي بالجامعة

1-    إجراء الدراسات الإحصائية الخاصة بمشاكل المشروعات .

2-    جمع البيانات والمعلومات الإحصائية التي يتطلب الأمر وجودها في مكتب المدير التنفيذي ، وذلك بالتعاون مع الجهات المختصة ودراستها وتحليلها .

3-    متابعة تنفيذ البرامج المتعلقة بتكنولوجيا الاتصالات والمعلومات وميكنة الوحدة .

4-    الإشراف علي إنشاء قواعد البيانات اللازمة لمشروعات التطوير .

5-    إمداد الجهات المستفيدة بكافة البيانات المتعلقة بتنفيذ المشروعات .

6-    الإشراف علي إنشاء شبكة اتصالات بين الجهات التنفيذية والمستفيدة من برنامج التطوير .

7-    الإشراف علي تشغيل وصيانة شبكة الحاسبات وملحقاتها وحزم البرامج لضمان حسن سير العمل بوحدة مشروعات تطوير التعليم العالي بالجامعة .

8-    التحديث المستمر لمواقع مشروعات التطوير علي شبكة الانترنت .

مــادة (9) :    اختصاصات مسئول الشئون المالية بوحدة إدارة مشروعات تطوير التعليم العالي بالجامعة

1-     متابعة المبالغ المخصصة لكل بند من بنود الانفاق للمشروعات .

2-     اتمام الإجراءات السابقة علي حسب الدفعات المالية المحولة للمشروعات .

3-     متابعة صرف المبالغ طبقا للإجراءات القانونية والقواعد المنظمة للصرف .

4-     متابعة جهة التمويل طبقا لاتفاقية التعاقد .

5-     إعداد الموازنات والتقارير المالية المطلوبة وتقديمها للجهات المسئولة في توقيتها .

6-     إمساك السجلات المحاسبية والاحتفاظ بالبيانات المالية عن الدفعات المالية المحولة للمشروعات وتحديثها .

7-     تنفيذ اللوائح والتعليمات الخاصة بهذه الأعمال .

8-     تقديم الاقتراحات والتوصيات التي تؤدي الي طرق أفضل لتنظيم الجوانب المالية .

9-    تنفيذ أي مطالب أخري يحددها له مدير الوحدة في نطاق مهام الوحدة .

مــادة (10) :    اختصاصات مسئول التوريدات  بوحدة إدارة مشروعات تطوير التعليم العالي بالجامعة

1-    الإشراف علي الشراء لجميع احتياجات الوحدة / المشروعات.

2-    الإشراف علي فحص جميع المشتريات الواردة للوحدة / المشروعات بواسطة لجان تشكل لهذا الغرض بقرار من مدير الوحدة / المشروع.

3-    إعداد قوائم المعدات المطلوبة لتنفيذ المشروع علي الحاسب الآلي مع تكويدها .

4-    استكمال مواصفات المعدات المطلوبة.

5-    إعداد وثائق المناقصات .

6-    تقييم العروض المقدمة وإعداد العقود وفقا للقواعد المنظمة لذلك .

7-    متابعة تنفيذ العقود المبرمة .

8-    استقبال المعدات الواردة والتخليص عليها وتخزينها واختبارها .

9-    الإشراف على نقل المعدات الواردة للكليات وتركيبها وتشغيلها .

10-  المعاونة في تخطيط التدريب علي المعدات الواردة .

11-  تنفيذ أي مطالب أخري يحددها له مدير الوحدة في نطاق مهام الوحدة .

مــادة (11) :   اختصاصات السكرتارية التنفيذية بوحدة إدارة مشروعات تطوير التعليم العالي بالجامعة

1-    تنظيم وعرض الموضوعات الفنية علي المدير التنفيذي وتلقي التوجيهات بشأنها وإبلاغها للجهات المختصة .

2-    تنسيق العمل في بحث الموضوعات الفنية التي يري المدير التنفيذي بحثها .

3-    القيام بجميع أعمال السكرتارية المطلوبة لعمل الوحدة .

4-    تنفيذ أي مطالب أخري يحددها مدير الوحدة في نطاق مهام الوحدة .

مــادة (12) : اختصاصات منسقي  مشروعات التطوير ولجانهم 

1-    تحديد أهداف المشروع ، مكونات المشروع ، طرق التنفيذ ، وسائل قياس الأداء في المشروع

2-    تحديد مراحل التنفيذ والبرنامج الزمني للتنفيذ والتكلفة التقديرية للمشروع وإعداد مستندات التنفيذ للمشروع .

3-    تحمل مسئولية التنفيذ ، وتشمل :

أ – تنفيذ مباشر ( تحمل مسئولية التنفيذ الذاتي وإعداد تقارير لتقويم الأداء ) .

   ب – تنفيذ غير مباشر ( تحمل مسئولية الإشراف والمتابعة وإعداد تقارير إدارة التنفيذ ) .

1-  اقتراح وإدارة التعديلات في الخطط الموضوعة أثناء فترة التنفيذ وتحديث البرامج الزمنية وبيانات الأداء والتكاليف التقديرية المقرر تنفيذها والتكلفة الفعلية لما تم .

2-  إعداد تقارير المتابعة الشهرية للعرض علي مجلس إدارة وحدة إدارة وتطوير المشروعات (تشمل ما تم تنفيذه، التعديلات، المشكلات التي تعترض التنفيذ، برنامج التنفيذ المقترح في الشهر التالي.. الخ ) .

3-    تنفيذ تكليفات وقرارات وحدة إدارة المشروعات .

جميع الحقوق محفوظة 2020 | وحدة إدارة المشروعات – جامعة سوهاج | - | وحدة إدارة المشروعات – جامعة سوهاج |
-